«Am Ende ist es nicht einfach ein Papier, sondern eine transparente Entscheidungshilfe»
Die Gemeinde Biberstein hat ihre Richtlinie zur nachhaltigen Beschaffung in bemerkenswert kurzer Zeit entwickelt. Im Interview erklärt Gemeindeschreiber und Verwaltungsleiter Stephan Kopp, wie die praxistaugliche Richtlinie innert weniger Monate entstanden ist – und weshalb Pragmatismus dabei entscheidend war.
Herr Kopp, was hat die Gemeinde Biberstein motiviert, eine Richtlinie für nachhaltige Beschaffung zu entwickeln?
Die nachhaltige Beschaffung war in der Gemeinde schon länger ein Thema und tauchte bei unseren Beschaffungen immer wieder auf. Gerade im technischen Dienst stellen sich häufig Fragen wie: Woher kommt ein Produkt? Wie hoch ist der Verbrauch? Oder wie nachhaltig ist die Nutzung? Bis dahin fehlte jedoch eine gemeinsame Grundlage.
War das Thema damals bereits politisch präsent?
Ja, durchaus. Der konkrete Anstoss kam im Frühjahr 2025 nach einem Austausch mit dem Jurapark Aargau. Dort existierte bereits eine Wegleitung zur nachhaltigen Beschaffung. Das brachte uns auf die Idee, das Thema auch bei uns systematischer anzugehen. Wir haben uns gefragt: Wo haben wir überall Berührungspunkte mit nachhaltiger Beschaffung? Nicht nur bei grösseren Investitionen, sondern auch im Alltag – etwa bei Veranstaltungen wie dem Jugendfest mit Mehrweggeschirr.
Und wann wurde daraus ein konkretes Projekt?
Eigentlich ziemlich schnell. Parallel dazu entstand der Kontakt zu Pusch – Praktischer Umweltschutz, die Gemeinden bei der Erarbeitung einer Richtlinie für nachhaltige Beschaffung begleitet. Als wir sahen, dass dort bereits Erfahrungen vorhanden waren und sich der Kanton Aargau finanziell beteiligt, war für uns klar: Das packen wir direkt an.
Unterstützung für eine nachhaltige Beschaffungsrichtlinie
Wer eine nachhaltige Beschaffungsrichtlinie einführen möchte, findet bei Pusch – Praktischer Umweltschutz fachliche Begleitung. Gemeinden in den Kantonen Aargau, Bern und Zürich profitieren von einer kantonalen Kostenübernahme:
Der Kanton Aargau übernimmt für 5 seiner Gemeinden Dreiviertel der Kosten.
Der Kanton Bern prüft bei Bedarf die Übernahme der Hälfte der Kosten seiner Gemeinden.
Der Kanton Zürich übernimmt auf Anfrage die Hälfte der Kosten seiner Gemeinden.
Wie wurde der Prozess intern organisiert?
Zu Beginn waren vor allem der Ressortchef und ich als Verwaltungsleiter involviert. Nachdem der Gemeinderat Ende April grünes Licht gegeben hatte, wurden die Abteilungsleitenden einbezogen – insbesondere jene Bereiche, die regelmässig beschaffen.
Also nicht nur die Verwaltungsspitze?
Nein, bewusst nicht. Im Mai 2025 fand das Kick-off mit Pusch statt, im Juni folgte der erste Workshop mit allen Mitarbeitenden, die mit Beschaffung zu tun haben – etwa aus dem technischen Betrieb, der Schule oder dem Schwimmbad.
Wie stark konnten die Beschaffenden mitreden?
Alle Beschaffenden erhielten den Richtlinienentwurf zur Stellungnahme. Die meisten Inputs gab es im Rahmen der Gemeinderatsklausur im Herbst. Am Ende brauchte es zwar nur wenige Anpassungen, aber die Mitarbeitenden waren laufend eingebunden.
«Eine Grundskepsis ist nachvollziehbar: Wer über Jahre an bestehende Abläufe gewöhnt ist, reagiert auf Neues meist nicht besonders begeistert.»
– Stephan Kopp, Gemeindeschreiber und Verwaltungsleiter, Gemeinde Biberstein
Wie reagierten Mitarbeitende und Beschaffungsverantwortliche auf die neue Richtlinie?
Tatsächlich war die anfängliche Skepsis gross. Biberstein ist mit knapp 1’700 Einwohner:innen eine kleine Gemeinde. Daher sind ohnehin nur wenige Personen mit der Beschaffung betraut. Wenn, dann wurde das Thema eher pragmatisch und bilateral gehandhabt. Viele sagten: «Wir achten doch heute schon darauf.»
Was genau löste diese Skepsis aus?
Gefühlt wurden nachhaltige Kriterien bereits mitgedacht. Im technischen Dienst stellte sich etwa beim Ersatz eines Fahrzeugs längst die Frage, ob erneut ein Verbrenner angeschafft werden soll oder welche Alternativen sinnvoll wären. Deshalb fragten sich einige Mitarbeitende, ob es überhaupt noch eine zusätzliche Richtlinie braucht. Teilweise bestand auch die Sorge, dass künftig selbst kleine Einkäufe komplizierter würden– überspitzt gesagt sogar der Kauf eines Putzlappens.
Diese Grundskepsis ist nachvollziehbar: Wer über Jahre an bestehende Abläufe gewöhnt ist, reagiert auf Neues meist nicht besonders begeistert.
«Die Richtlinie macht keine ideologischen Vorgaben, sondern unterstützt nachvollziehbare Entscheide.»
– Stephan Kopp, Gemeindeschreiber und Verwaltungsleiter, Gemeinde Biberstein
Wann änderte sich die Stimmung?
Der Wendepunkt kam mit dem Workshop von Pusch. Dort wurden konkrete Beispiele aus dem Gemeindealltag durchgespielt. Das nahm vielen die Skepsis und zeigte: Die Richtlinie wird den Alltag nicht erschweren, sondern Entscheidungen nachvollziehbarer machen.
Hilfsmittel für die nachhaltige Beschaffung
Toolbox nachhaltige Beschaffung Schweiz: Beschaffungsverantwortliche finden hier kostenlos die wichtigsten Informationen und juristisch geprüfte Nachhaltigkeitskriterien für rund 20 Produktgruppen. In den jeweiligen Merkblättern finden Sie ökologische und soziale Risiken, praxistaugliche Empfehlungen sowie Textbausteine für Ihre Ausschreibung.
Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung WöB: Die Plattform vereint Wissen, Vorlagen und Tools für eine praxisnahe nachhaltige Beschaffung.
Von den ersten Gesprächen bis zur Einführung vergingen nur wenige Monate. Wie war das möglich?
Wir haben den Kreis der Mitwirkenden bewusst klein gehalten und auf eine zusätzliche Einbindung der Bevölkerung sowie auf lange Vernehmlassungen verzichtet. Wichtig war zudem die politische Rückendeckung: Der Gemeinderat wollte das Thema aktiv vorantreiben. Und weil intern kaum Widerstand vorhanden war, konnten wir rasch vorwärtsmachen.
Gab es zusätzlichen Zeitdruck?
Ja, durchaus. Die finanzielle Beteiligung des Kantons an der Begleitung durch Pusch war befristet. Das brachte zusätzliche Dynamik in den Prozess.
Gab es bereits erste konkrete Anwendungen seit der Einführung der neuen Richtlinie am 1. Januar 2026?
Das erste grössere Beispiel über unserer Anwendungsschwelle von 5'000 Schweizer Franken war die Beschaffung eines Ersatzfahrzeugs für den technischen Dienst. Dort konnten wir die Richtlinie und die Checkliste vollständig anwenden. Der Entscheid fiel am Ende auf ein Hybridfahrzeug – nicht wie erst angenommen auf ein Elektrofahrzeug –, weil es für den konkreten Einsatz besser geeignet war.
«Entscheidend ist, die Richtlinie nicht als perfektes oder abschliessendes Werk zu verstehen.»
– Stephan Kopp, Gemeindeschreiber und Verwaltungsleiter, Gemeinde Biberstein
Das war intern wohl ein wichtiges Signal?
Definitiv! Die Richtlinie macht keine ideologischen Vorgaben, sondern unterstützt nachvollziehbare Entscheide. Am Ende ist es nicht einfach ein Papier, sondern eine transparente Entscheidungshilfe.
Welche Lehren zieht die Gemeinde bisher?
Für eine abschliessende Beurteilung ist es noch zu früh. Grundsätzlich funktioniert der aktuelle Ansatz gut. Diskutiert wird, ob die Schwelle von 5’000 Franken künftig tiefer angesetzt werden soll.
Was rät Biberstein anderen Gemeinden mit dem Wunsch nach einer nachhaltigen Beschaffungsrichtlinie?
Es braucht Mut, etwas Neues anzupacken – und den Gegenwind auszuhalten, der zu Beginn entstehen kann. Entscheidend ist, die Richtlinie nicht als perfektes oder abschliessendes Werk zu verstehen.
«Es braucht Mut, etwas Neues anzupacken – und den Gegenwind auszuhalten, der zu Beginn entstehen kann.»
– Stephan Kopp, Gemeindeschreiber und Verwaltungsleiter, Gemeinde Biberstein
Was gehört aus Ihrer Sicht noch dazu?
Reflexion und Weiterentwicklung. Erkenntnisse aus der Praxis sollten zeitnah aufgenommen und diskutiert werden. Dafür nutzen wir etwa die Gemeinderatsklausur im Herbst aber auch die regelmässigen Abteilungssitzungen. Dort holen wir bewusst Rückmeldungen der Mitarbeitenden aus dem Beschaffungsalltag ein.
Und organisatorisch?
Ein ganz wichtiger Punkt ist die Ressourcenplanung. Solche Projekte benötigen Zeit und personelle Kapazitäten. Gerade in kleineren Verwaltungen bleibt vieles an wenigen Personen hängen – in unserem Fall insbesondere an mir als Verwaltungsleiter. Grössere Gemeinden verfügen teilweise über eigene Projektleitende für solche Vorhaben, kleinere Gemeinden müssen diese Kapazitäten oft zusätzlich im laufenden Betrieb schaffen.
Würden Sie rückblickend etwas anders machen?
Vielleicht etwas mehr Zeit einplanen. Biberstein setzte die Richtlinie in einem halben Jahr um. Drei oder vier Jahre an einer perfekten Lösung zu arbeiten, ist jedoch auch nicht nötig. Entscheidend ist, den ersten Schritt zu machen und danach die Richtlinie praxisnah weiterzuentwickeln.
Die Beratung fand im Rahmen des Netzwerks Ressourceneffizienz Reffnet statt.